出访通知

 以下转发学院科研/外事办公室2016年1月1日邮件。

鉴于近期我们学院师生在履行因公出访申报手续过程中所出现的若干涉嫌违规行为，特此重申并强调以下几个事项：

1、关于《北京大学教职工出访申报》表：须在学校个人门户中填写并打印。

（1）“途径国家（地区）”不得空缺（没有填“无”）。

（2）“邀请单位名称（中文）”与邀请函的签发机构一致。

（3）“出访日期”与邀请函中所明确给出的时间段匹配。其中，“至”前后的出发日期（原则上不早于[出访起始时间-1天]）、到达日期（原则上不晚于[出访时间+1或2天]）均为北京时间。

（4）“出访任务”写明会议名称（中文）、访问考察或合作交流的机构名称（中文）等。

（5）“本单位经办人”“联系电话”填去派出办交此材料和取批件的联系人及其电话。

（6）附：在《北京大学领导干部出国（境）访问请假表》中，“出访期间工作安排”须明确由谁（姓名）代理工作。

2、关于邀请函：

（1）以参会为目的，须明确被邀请人全名和所在单位、会议时间和地点。

（2）以访问考察、合作交流为目的，须明确时间段、目的地（机构名称或地点）和考察、交流的内容。

3、关于团体出访：如多人（包括学生在内）使用一张邀请函，须统一提交《出访申报》表和相关材料，不得一一报送。

4、关于《出访逾期情况说明》：合理理由包括因会议临时改期、航空公司、恶劣天气、突发疾病等不可抗拒的原因所造成的早走或迟归（须提供相应证明材料）。机票涨价、算错时差、临时有其他安排等都是不被认可的事由。

5、关于学校所签发的同意出访的批件：原则上，只有取得批件，才能出发（批件签发日期应早于机票上的出发日期）。

此邮件烦请务必转发您所（院、中心）全体老师和学生，认真学习相关文件（见附件），妥善安排今后的因公出访任务。同时，抄送主管本科生、研究生的副院长，主管学生的副书记，以及教务办公室、学生工作办公室主任，把好学生出访的关。